Tietosuojalauseke

Tietosuojaseloste Lande Race-tapahtumassa
tarvittaville yhteystiedoille

Tapahtuman järjestäjä:
Helper Movement Oy

Tietosuojaseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10§:n mukainen rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä

Helper Movement Oy

Y-tunnus: 3161792-7

Osoite: Koivusillantie 38c, 01800 Klaukkala

Kotipaikka: Nurmijärvi

Puhelin: 045 278 1836

Sähköposti: heli@helpermovement.fi

Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Heli Korhonen

Osoite: Koivusillantie 38c, 01800 Klaukkala

Puhelinnumero: 0452781836

Henkilörekisterin nimi

Asiakas- ja markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Helper Movement Oy tarvitsee asiakastietoja laskutukseen, tarjouspyyntöihin sekä tapahtumien osallistujalistojen sekä kilpailutulosten julkaisemiseen.

Helper Movement Oy voi käyttää asiakastietoja myös satunnaiseen suoramarkkinointiin, mutta tällä hetkellä ei ole käytössä uutiskirjettä.

Rekisteröitävät tiedot

Suoranaista henkilörekisteriä eikä asiakasrekisteriä Helper Movement Oy:llä ei toistaiseksi ole koottuna missään muodossa, vaan tiedot ovat tallessa kunkin tapahtuman tiedostoissa. Tietoihin rekisteröidään laskutusta varten tarvittavat tiedot, kuten henkilön nimi, yrityksen nimi, y-tunnus, laskutusosoite, puhelinnumero sekä sähköpostiosoite. Mahdollisesti myös asiakkaan itsensä ilmoittamia tunnisteita laskutusta varten.

Epäoleellisia tietoja ei kerätä eikä taltioida, vaan kerättävä tietomäärä pidetään minimissä

Mikäli varsinainen henkilötietorekisteri luodaan, asiasta laaditaan päivitetty tietosuojaseloste. 

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastietoihin merkittäviä tietoja hankitaan säännönmukaisesti seuraavin tavoin:

  • Asiakkaalta itseltään tuotteen/palvelun tilaamisen yhteydessä

  • Sosiaalisesta mediasta asiakkaan osallistuessa arvontaan.

  • Kotisivujen yhteydenottolomakkeen kautta, asiakkaan suostumuksella.

  • Tapahtumien osallistumislomakkeella.

Henkilötietojen luovuttaminen

Tietoja voidaan luovuttaa asiakastiedoista kolmansille osapuolille ainoastaan seuraavissa tapauksissa:

  • Helper Movement Oy:n kirjanpitäjä näkee laskuissa asiakastiedot sekä laskutettavan tuotteen/palvelun.

  • Kirjanpitäjää sitoo salassapitosopimus, sekä GDPR.

  • Jos työn suorittamiseen tarvitaan lisätyövoimaa ja työn luonne vaatii osan tai kaikkien tietojen jakamisen luottamuksellisesti avustavan/avustavien henkilöiden kanssa. Tarvittaessa voidaan kirjoittaa salassapitosopimus avustavien henkilöiden ja Helper Movement Oy:n välille asiakastyötä ja henkilötietoja koskien.

Pääsääntöisesti tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Vain siinä tapauksessa, että jokin pilvipalvelu tai kotisivupohjia tarjoava yritys ei sijaitse EU:n sisällä, voi tulla tarve siirtää joitakin asiakkaan tietoja EU:n ulkopuolelle. Tällöin asiakasta tiedotetaan asiasta ja pyritään varmistamaan, että kolmas osapuoli huolehtii tietosuoja-asetuksista asiallisesti, jakamatta niitä kolmansille osapuolille.

Rekisterin suojaus

  1. Fyysisessä muodossa oleva aineisto

Fyysisessä muodossa oleva aineisto säilytetään Helper Movement Oy:n tiloissa lukitussa tilassa. 

  1. Sähköisesti tallennetut tiedot

Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään Helper Movement Oy:n tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi. Tällaisia keinoja ovat mm. Virustorjuntaohjelma, palomuuri, salasanalla suojaus ja varmuuskopiointi ulkoiselle kovalevylle.

Tietojen tarkistusoikeus ja korjaaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Tarkistuspyynnön toteuttamiseksi rekisteröidyn tulee olla yhteydessä yhteyshenkilöön. Rekisterinpitäjän yhteystiedot näkyvät yllä. Yhden (1) tarkastuspyynnön käsittely vuodessa on rekisteröidylle maksutonta. Seuraavat tarkastukset vuoden sisään maksavat 10€/kpl.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Tietojen korjauspyynnössä on yksilöitävä korjattava virhe ja ilmoitettava 

korjatut tiedot. Korjauspyynnön toteuttamiseksi rekisteröidyn tulee olla yhteydessä yhteyshenkilöön.

Muut rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää itseään koskevien tietojen käyttö laissa määriteltyihin tarkoituksiin. Tällainen kielto voidaan antaa milloin tahansa yllä mainitulle yhteyshenkilölle. Lain mukaan tietojen tulee olla poistettu 1kk kuluessa pyynnöstä.